Gmailで送信または受信したメールの内容を、PDF化する方法を案内しています。例えば、Gmail宛に送られてきた領収書や保存したいメールに関しては、PDFに変換して保存しておくのもいいでしょう。

　以下の方を対象としています
・Gmailの内容をPDFでまとめたい
・GmailをPDFに変換する際の項目の意味が分からない部分がある
・なるべくレイアウトを崩さずにPDF化したい

操作案内の前に伝えておきたいこと

Gmailの内容を保存しておきたいときに、mailの内容コピーして「Word」や「Googleドキュメント」にテキストを張り付けるのもいいですが、編集をしないのであればPDF化しておくことによるメリットの方が大きいです。

逆にいえばPDFを編集する際には、使いづらいので「Word」や「Googleドキュメント」の方がいいです。

そして、細かい部分のメリットはたくさんありますが、1番のメリットはやはり「ファイル共有や管理が楽」と言う事です。

ファイルのやりとりは、相手方が「Word」や「Googleドキュメント」を持っていなかったり、片方のアプリだけ使用している場合はレイアウトが崩れたりすることもあります。そして、PDFであればパソコンやスマートフォンでも特に専用のアプリは不要でクリックすれば開けるので大変便利です。

よって、保存しておきたいGmailの内容はPDF化しておくのは、いい選択かと思います。

Gmailのメール内容をPDF化する方法の操作手順

では操作手順に入りたいと思います。

ここでは受信メールをPDFに変換したいと思います。

1.GmailのメールをPDFに変換する基本的な操作手順
2.各項目の説明
3.レイアウトが崩れてしまった場合

1.GmailのメールをPDFに変換する基本的な操作手順

まず初めに、設定の各項目は飛ばして、GmailのメールをPDFに変換する基本的な操作手順を案内して行きます。

１．Gmailを開いたら、右上にある「印刷」のアイコンをクリックするか、「①点々」をクリック→「②印刷」をクリックします。

 

２．基本的な見方は、左側が「①プレビュー画面」で右側が「②設定画面」になります。

右側の「②設定画面」で設定を変更した場合は、リアルタイムで左側の「①プレビュー画面」に反映されます。

 

３．ここでは特に設定をせずに、Gmailの内容をPDFに変換したいと思います。

「①PDFに保存」→「②すべて」を選択→「③縦」を選択→「④保存」をクリックします。

 

３．保存先を聞かれるのでここでは分かりやすいように、デスクトップに保存してみたいと思います。

左の項目にある「①デスクトップ」をクリック→「②名前」を入力→「③保存」ボタンをクリックします。

 

４．Gmailの内容をPDFに変換して、デスクトップに保存する事が出来ました。

 

2.PDFに変換する際の各項目の説明

次に、右上にある各項目の説明をしていきます。

 

３．項目の説明は以下になります。

①送信先

通常はPDFに保存を選びます。他のアプリを使用したいのであればここから選びます。

②ページ

1.すべて
表示されている全てのページをPDF化します。
2.奇数のページのみ
1、3、5ページと、奇数のページのみPDF化します。
3.偶数のページのみ
2、4、6ページと、偶数のページのみPDF化します。
4.カスタム
例えば、1、4、5ページと、8ページから12ページなど、ページを指定する事が出来ます。

③レイアウト

レイアウトを、縦にするか横にするか指定する事ができます。

④詳細設定
「詳細設定」をクリックすると、下に更に項目が表示されます。

1.用紙サイズ

用紙サイズを選択します。
2. 1枚あたりのページ数

PDF1ページに対して、何枚のページを保存するのか選択します。例えば、PDF化しようとしているページの総数が4ページの場合、「4」を選ぶと4枚分のページがPDF1枚に収まります。
3.余白

「なし」を選択すると左右上下の余白を無くします。その他にもカスタムなど選べます。
4.倍率

倍率を選択する事が出来ます。
「既定」はそのままで「カスタム」は倍率を1~100%まで選べるので、画像などがある場合はレイアウトを整えるためにも使用出来ます。
5.オプション

「ヘッダーとフッター」は1番上には日付と件名、1番下には現在開いているGmailのURLが表示されます。「背景のグラフィック」は、PDF化する際にポップアップのメッセージや文字の背景の塗りつぶされている色が入らない場合があるので、その場合はチェックを入れましょう。

これでよければ「保存」ボタンをクリックして保存個所を指定すれば、GmailのメールをPDFに変換する事が出来ます。

レイアウトが崩れてしまう場合は、この設定で色々調整していきますが、どうしても思ったようなレイアウトにならない場合は次に進んで参考にしてみて下さい。

 

3.PDFのレイアウトが崩れてしまった場合

画像や図が入った場合、文章と画像や図が離れすぎてレイアウトが崩れてしまう場合があります。

文章と画像や図が離れすぎてしまった場合は、少し面倒ですが、PDFに変換したい部分をコピーして「Googleドキュメント」や「Word」などに張り付けて「Googleドキュメント」や「Word」先でPDFに変換してダウンロードしてみましょう。

ここではGoogleドキュメントを例に案内して行きます。

１．コピーしたいメールを開きます。

 

２．「①コピーしたい部分」を左クリック長押しで選択し、背景が青く反転された事を確認→文字または画像の上で右クリックして「②コピー」をクリックします。

 

３．次に貼り付けを行います。

Googleドキュメントを開いて「①何も無い所」で右クリック→「②貼り付け」を左クリックします。

 

４．貼り付け終えたら、レイアウトを整えていきます。

改行したり、図や表に関してはクリックすると小さくしたり大きくしたりする事が出来るので、整えていきます。

 

５．レイアウトが整ったら上のタブにある「①ファイル」をクリック→「②ダウンロード」にカーソルを持っていく→「③PDFドキュメント」をクリックします。

 

６．保存先を聞かれるので指定します。ここではデスクトップに保存してみたいと思います。

「①デスクトップ」をクリック→「②ファイル名」を入力→「③保存」をクリックします。

 

７．PDFファイルを保存する事が出来ました。

以上になります。お疲れ様でした！

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